Miten tehostaisin oman yritykseni hallintoa?
| Sähköinen taloushallinto

26.1.2023 Jari Tuominen

Sähköinen taloushallinto

Ostolaskut tulevat sähköpostiin, kirjepostilla ja osa hukkuu matkalle

Ostolaskujen maksaminen on työlästä ja siksi teenkin sitä vain kerran viikossa. Osa laskuista on jo myöhässä. Myyntilaskut teen excel-pohjalle ja laitan kirjeenä tai sähköpostilla asiakkaille. Myyntilaskuihin täytyy laittaa reilusti maksuaikaa, koska posti jakaa ne hitaasti. Toisinaan ei ollenkaan. Joskus käytän erillistä myyntilaskutusohjelmaa, josta sitten tulostan laskut kirjanpitäjälle.

Vaikka yritystoimintani on kannattavaa, saan kuitenkin paljon karhulaskuja ja maksan korkoja ja huomautuskuluja. Aika ei tahdo riittää ja inhoan paperitöitä. Olen kuullut sähköisestä taloushallinnosta. Se vaatisi uuden ohjelman opettelua ja siihen ei kyllä aika riitä, koska minulla on paljon töitä ja asiakkaita. Minulla menee hyvin, jos vain saisin nämä paperihommat sujumaan vähän helpommalla.

Kirjanpidon sähköiset palvelut

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen saattaa tuntua isolta ja työläältä projektilta, mutta se kyllä kannattaa.

Sähköinen taloushallinto ei tarkoita kaikille yrityksille aivan samanlaisia ratkaisuja, osa pärjää hieman vähemmällä kuin toiset. Lähtökohta on kuitenkin se, että kirjanpitäjälle ei tarvitse kantaa paperikuitteja isoa nippua joka kuukausi.

Laskuja hukkuu helposti, koska niitä joutuu säilyttämään autossa, toimistossa tai taskunpohjilla. Kuittiskannerit, kuten eTasku ovat erinomaisia työkaluja eli voit ottaa kuitista kuvan puhelimellasi, tallentaa ja sen jälkeen kuitin voi hävittää. Se on jo tallessa ja kirjanpitäjän hallussa.

eTaskun/kuittiskannerin kautta voitte toimittaa myös kaikki muut kirjanpitäjälle tarpeelliset laskut ja dokumentit vaikka PDF muodossa tallennettuna. Kansion voi sitten jättää muille papereille ja kunniakirjoille!

Tiliotteen tilitoimisto tilaa mielellään suoraan pankista kirjanpito-ohjelmaan, joten sitäkään ei tarvitse muistaa tulostaa ja toimittaa tilitoimistoon.

Tällä pääsee jo hyvään alkuun!

Moni asiakas vaatii sähköisen laskun

Markkinoilla on tarjolla monia erilaisia myyntilaskujen laatimiseen tarkoitettuja varsin käteviä laskutusohjelmia.

Näillä laadit kätevästi myyntilaskut ja pystyt lähettämään ne asiakkaalle sähköisesti, sähköpostilla tai tulostuspalvelun kautta. Toki laskun voit myös itse tulostaa ja laittaa postiin. Itse postitus on todennäköisesti kalliimpaa kuin tulostuspalvelun käyttö. Lasku siis postitetaan palvelun tarjoajan toimesta.

Laskutusohjelman käyttö on nopeaa, kun asiakkaan tiedot on perustettu asiakasrekisteriin ja myytävät tuotteet on laadittu. Vanhan laskun pystyy usein myös kopioimaan, jolloin uusi lasku syntyy ja lähtee maailmalle parhaimmillaan muutamassa sekunnissa.

Sähköinen lasku myös nopeuttaa rahan kotiutumista, koska se ei seilaa postissa ja tämän takia voit myös lyhentää asiakkaallesi annettavaa maksuaikaa. Raha siis liikkuu -kotiin päin!

Lue reskontrapalveluistamme lisää

Lopullisen tehokuuden saat irti siitä, että myynti- ja ostolaskuohjelmasi on osa kirjanpito-ohjelmaa. Näin sinun ei tarvitse laskutusohjelmasta erikseen siirtää laskujasi kirjanpitäjälle tallennusohjelman kautta tai jopa tulostaa ja toimittaa niitä hänelle mapissa.

Sähköiset ostolaskut

Osaan näistä reskontraohjelmista saa myös sähköiset ostolaskut eli ne aktivoivat käyttäjälleen verkkolaskuosoitteen ja näin voit pyytää ostolaskusi sähköisinä. Tämä helpottaa ostolaskujen käsittelyä, kun ne ovat yhdessä paikassa ja selkeässä järjestyksessä.

Mikäli ostolaskuohjelmassa on web service yhteys pankkiisi, pystyt myös maksamaan ostolaskusi ohjelman kautta, kirjautumatta erikseen verkkopankkiin. Muutaman laskun maksaminen ei vaadi paljoakaan aikaa ja näin saat maksettua ostolaskusi ajoissa, vaikka vähän kiirettä muuten pitäisikin.

Myyntisaatavien reaaliaikaisen seuranta

Samainen yhteys pankkiin mahdollistaa myös myyntisaatavien reaaliaikaisen seurannan. Kun asiakkaasi maksaa laskusi käyttäen laskutusohjelmasi muodostamaa viitenumeroa, kohdistuu maksusuoritus myyntireskontrassa avoimeen laskuun. Näin pystyt koko ajan seuraamaan myyntisaataviesi tilannetta. Parhaimmillaan pystyt muodostamaan maksumuistutuksen näppäintä painamalla ja perintääkin laskut siirtyvät helposti parhaimpien ohjelmien rajapintojen kautta.

Tehokkuus yrityksen taloushallinnossa

Lopullisen tehokuuden saat irti siitä, että myynti- ja ostolaskuohjelmasi on osa kirjanpito-ohjelmaa. Näin sinun ei tarvitse laskutusohjelmasta erikseen siirtää laskujasi kirjanpitäjälle tallennusohjelman kautta tai jopa tulostaa ja toimittaa niitä hänelle mapissa. Osassa myynti- ja ostolaskuja käsitelevissä ohjelmissa on rajapintoja, joiden avulla laskuja voidaan myös siirtää kirjanpito-ohjelmaan varsin näppärästi. Mutta parhaimmillaan yrittäjä käyttää samaa ohjelmaa kuin kirjanpitäjä, jolloin myynti- ja ostolaskuihin liittyvät suoritukset kirjautuvat automaattisesti myös kirjanpitoon.

Ohjelmistot ja niiden käyttö kuitenkin maksaa. Hyvän tilitoimiston kanssa voit neuvotella erilaisista ohjelmistoratkaisuista, jotka sopivat parhaiten juuri sinun yrityksesi tarpeisiin ja kustannusrakenteeseen.

Suomen Lakitilitoimisto Oy

Yhdestä paikasta kattava valikoima kirjanpidon, taloushallinnon ja yritysjuridiikan palveluita, jotka tukevat yrityksesi kasvua ja tehokkuutta. Meidän tapamme on yhdistää yrityksille lakipalvelut ja kirjanpito saumattomasti yhteen, mikä tarjoaa asiakkaillemme kokonaisvaltaista palvelua ja turvaa.

Tiimimme koostuu taloushallinnon sekä yritysjuridiikan asiantuntijoista, jotka työskentelevät käsi kädessä varmistaakseen, että asiakkaamme saavat parhaan mahdollisen tuen liiketoimintaansa.