UKK – Usein kysyttyjä kysymyksiä tilitoimistolle

Mikä on tosite ja miksi niitä tarvitaan?

Tosite todentaa kaikki kirjanpidosta löytyvät liiketapahtumat. Kaikki kirjanpitoon kirjattavat tapahtumat tulee voida vahvistaa. Onkin tärkeää, että laitat talteen kaikki laskut, kuitit, sopimukset tai muut asiakirjat, joiden perusteella yritykseltäsi on lähtenyt rahaa tai sille on tullut tuloja. Yhtä lailla jokainen tapahtuma/velvoite, jonka perusteella yrityksellesi on syntynyt velka tai saatava, tulee todentaa. 

Ilman tositetta et välttämättä saa kaikkia kuluja kirjanpitoosi tai vähennettyä esim. arvonlisäveroa.

Huomaa, että tosite ei tarkoita pelkästään kuitteja vaan myös esim. sopimuksia (mm. vuokrasopimus, osamaksusopimus, velkakirja jne.).

Arkesi helpottamiseksi kannattaa ottaa käyttöön kuittien skannausappi, jonka avulla voit puhelimellasi kuvata kuitit ja siirtää ne heti talteen. Näin vältyt turhalta kuittien etsimiseltä. Ellei sinulla ole vielä sähköistä taloushallintoa, kysy siitä meiltä. Kun teet myyntilaskut kirjanpito-ohjelmalla ja vastaanotat ostolaskut sähköisesti, ovat tositteet aina automaattisesti tallessa.

Tositteiden avulla kirjanpitäjä saa tarkat, riittävät ja lain edellyttämät tiedot yrityksesi kirjanpidon laatimista varten. Tositteen sisällön tulee olla selkeä ja yksiselitteinen. 

Sen sisällöstä tulee ilmetä mm. seuraavat asiat:

Tarvittaessa tarkenna lyhyesti tositteeseen mistä tapahtumassa on kyse ja miten tapahtuma/ostos liittyy liiketoimintaasi. Esim. neuvotteluiden yhteydessä maksettujen tarjoilujen osalta tulee kirjata keille tarjoilut on osoitettu ja miten se on liittynyt liiketoimintaan.

Tosite voi olla kopio, eli jos alkuperäinen on hukkunut niin ei hätää. Myös kuitista otettu kuva kelpaa tositteeksi. Usein kuva on jopa parempi, koska kuitit haalistuvat helposti.

Sopimus on kahden (tai useamman) osapuolen keskinäinen sitoumus, joka voi syntyä suullisesti, kirjallisesti tai hiljaisesti. Sopimuksen syntyminen ei siis edellytä allekirjoitettua paperia, ellei laista erikseen muuta johdu. Esim. kiinteistökaupasta on aina laadittava kauppakirja.

Jokainen näistä (suullinen, kirjallinen ja hiljainen) on yhtä sitova, esim. suullinen sopimus sitoo osapuolia samalla tavoin kuin kirjallinenkin sopimus. Toki suullisen sopimuksen sisältöä voi olla hankala myöhemmin todistaa, siksi sopimukset kannattaa tehdä kirjallisesti. Sopimus voi syntyä myös hiljaisesti osapuolten toiminnan tuloksena. Tällöin sopimussuoritteesta ei varsinaisesti sovita, vaan sopimus syntyy tosiasiallisen toiminnan perusteella.

Tyyppisesti sopimukset tehdään neuvotteluiden tuloksena tai siten, että myyjä antaa ostajalle tarjouksen, jonka ostaja hyväksyy. Tutustu asiaan tarkemmin.

Kysymys siitä, kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa, riippuu useista tekijöistä, kuten henkilökohtaisista taidoista, ajan saatavuudesta ja resursseista. Tässä on muutamia seikkoja harkittavaksi:

  1. Kirjanpidon osaaminen: Jos sinulla on vankka kirjanpidon osaaminen ja ymmärrät liiketoiminnan taloudelliset periaatteet, saatat pystyä hoitamaan kirjanpidon itse. Tämä voi säästää rahaa, etenkin pienyrityksissä. Jos olet epävarma, niin harkitse kuitenkin tarkkaan. Puutteellisen tai väärin laaditun kirjanpidon korjaaminen voi olla hyvinkin kallista, eikä yksin siihen käytettävän ajan vuoksi, vaan saatat kärsiä myös taloudellisia tappioita esim. turhaan maksettujen verojen muodossa.
  2. Aikaresurssit: Kirjanpidon hoitaminen voi vaatia merkittävän määrän aikaa ja resursseja. Jos olet kiireinen yrittäjä ja haluat keskittyä ydinliiketoimintaasi, voi olla järkevämpää ulkoistaa kirjanpito ulkopuoliselle tilitoimistolle.
  3. Monimutkaisuus: Jos yrityksesi taloudelliset tapahtumat ovat monimutkaisia, kuten monenlaisia tuloja, menoja, varastoja, investointeja, rahoitustapahtumia sekä erilaisia liiketoiminnan haaroja, saattaa olla hyödyllistä turvautua ammattilaisen apuun. Kirjanpitäjällä on aina kokemusta eri yrityksistä ja myös muiden tilitoimiston ammattilaisten apu käytettävissään sekä ajantasainen tieto kirjanpito- ja verosäädöksistä.
  4. Virheiden riski: Kirjanpidon tekeminen itse voi lisätä virheiden riskiä, varsinkin jos sinulla ei ole riittävästi osaamista. Virheet voivat johtaa väärään verotukseen, rangaistuksiin tai muihin ongelmiin. Ulkopuolinen ammattilainen voi auttaa varmistamaan tarkkuuden ja täsmällisyyden

Osakeyhtiön kirjanpito itse, voiko niin tehdä?

Tottakai. 

Koska vaatimukset kirjanpidolle ja verotukselle muuttuvat koko ajan, monet yritykset kuitenkin ulkoistavat kirjanpitonsa. Vastuullisen tilitoimiston tehtävänä on pysyä tietoisena kirjanpidon uusista vaatimuksista. Meillä kirjanpitäjiä myös koulutetaan koko ajan. Näin yrittäjä voi luottaa siihen, että kirjanpito hoidetaan lakisääteisesti ja hän voi itse keskittyä omaan liiketoimintaansa. Yrityksen kasvaessa, mukaan voi tulla myös yrityksen oma kirjanpitäjä, jonka apuna voimme olla.

Usein kysytyt kysymykset

Sähköinen kirjanpito tuo yrityksen tiedot reaaliaikaan, säästää luontoa ja tekee kirjanpidosta myös yrittäjän kannalta vaivattomampaa. Kirjanpidon voi sähköistää myös osittain. Tyypillisesti aloitetaan palkanlaskennan tai myyntilaskujen sähköistämisellä, mutta myös ostolaskujen sähköistäminen on yleistymässä. Kun kirjanpito on sähköinen, voidaan työvaiheita myös jakaa yrittäjän ja tilitoimiston kesken. Maksut saadaan kätevästi hoidettua mm. yrittäjän loman aikana. 

Sähköinen myyntilaskutus myös nopeuttaa rahan kiertoa eli laskut ovat asiakkaalla nopeasti ja saatavien hallinta on helppoa.  

Kun yrityksen kirjanpito on täysin sähköinen allekirjoituksia myöten, hoitaa tilitoimistomme materiaalin sähköisen säilyttämisen lakisääteisen ajan. 

Alkuvaiheessa kartoitamme yrityksen tarpeet. Peruskirjanpitoon kuuluvat automaattisesti alv-kausittainen kirjanpito ja tilinpäätös. Palvelu sisältää kaikki kirjanpidon lakisääteiset raportit, kuten alv- ja yhteisöveroilmoituksen, veroilmoitukset, Kela-korvausten haun, tulorekisteri-ilmoitukset jne. 

Lisäksi yritys voi ottaa käyttöön esim. ostolaskujen kierrätyksen, maksatuksen, laskutuksen, perinnän ja palkanlaskennan. Tarjoamme myös erilaisia lakipalveluja, esim. tukea pöytäkirjojen laatimiseen, osingonjakoon tai yritysmuodon vaihdoksiin. 

Yrityksen paketti kootaan yrityksen tarpeiden mukaan. Tarkistamme hintoja yrityksen toiminnan kasvaessa ja huomioimme myös tilapäiset toiminnan häiriöt. Hinnoittelumme siis joustaa asiakkaan tilanteen mukaan. 

Olemme sitoutuneet jatkuvaan parantamiseen toiminnassamme. Olemme mukana mm. Visma Softwaren ohjelmistojen kehittämisprojektissa, koska tavoitteenamme on olla ketterä tilitoimisto myös tulevaisuudessa. 

Me lähdemme asiakaslupauksessamme sinun yrityksesi palvelemisesta. Meidän tehtävämme on tukea yrityksesi liiketoimintaa taloushallinnon näkökulmasta, myös ennakoiden. 

Meiltä saat taloushallinnon lisäksi myös laadukkaat lakipalvelut ja asiantuntevan yritysneuvonnan. Palveluihimme kuuluvat myös HR-palvelut, kuten TES-tulkinnat ja työsopimusneuvonta. 

Tarjoamme yrityksen kehittämispalveluita, joihin voit hakea ELY-keskuksen yrityksen kehittämispalvelu rahoitusta.

Lisäksi tarjoamme erilaisia koulutuksia, joihin asiakkaanamme saat alennusta. 

Hoidamme kaiken kokoisten yritysten kirjanpidon yritysmuodosta, toimialasta tai elinkaaren vaiheesta riippumatta. Voit ulkoistaa meille vain palkat tai vaikka koko paketin laskutuksesta perintään tai maksatuksesta kassanhallintaan. 

Pyrimme aina hoitamaan vaihdon mahdollisimman sujuvasti. Jotta se olisi mahdollista, käytämme alkuvaiheessa enemmän aikaan tutustuaksemme yritykseesi ja sen tarpeisiin. Tavoitteenamme on, että palvelumme kohtaavat yrityksesi tarpeet. Yritykselle valitaan aina vastaava kirjanpitäjä, jonka takana on oma tiimi. Tällä turvaamme sen, että sinulla on aina mahdollista saada vastaus askarruttaviin kysymyksiin.  

Tarvittaessa huolehdimme myös aiemman tilitoimiston kanssa materiaalin siirrosta. Huolehdimme myös tarvittavien valtuuksien avaamisesta ja halutessasi vaikkapa toimittajien tiedottamisesta.