Työnantajan lakisääteiset asiakirjat

Työnantaja on velvollinen laatimaan useita lakisääteisiä asiakirjoja

Asiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen kannattaa tehdä huolellisesti, jotta niistä saadaan paras mahdollinen hyöty irti. Hyvin laaditut ohjeistukset helpottavat henkilöstöä ja toimivat loistavana apuvälineenä arjessa. Tiesithän myös, että kaikki vaaditut asiakirjat tulee esittää mahdollisen työsuojelutarkastuksen yhteydessä.

Kaikki sopimukset kannattaa tehdä aina kirjallisesti, sillä se on sekä työnantajan, että työntekijän edun mukaista.

Etätyösopimusta tehdessä kannattaa kiinnittää huomiota mm. tietoturva-asioihin, työajan seurantaan ja muihin kohtiin joissa voi olla poikkeavia järjestelyitä, silloin kun työnteko ei tapahdu työnantajan järjestämissä tiloissa.

Liukuvasta työajasta tulee tehdä erikseen oma sopimuksensa ja siihen voidaan siirtyä ainoastaan työntekijän suostumuksella. Lisäksi liukuvan työajan käytöstä tulee olla työpaikalla selkeät ohjeet.

Työnantaja on velvollinen laatimaan työaikakirjanpitoon liittyvät asiakirjat, kuten mm. tasoittumissuunnitelman, työvuoroluettelon ja liukuvan työajan sopimuksen. Työaikakirjapitoa tulee pitää työntekijöittäin kaikista tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Asiakirjoja laatiessa on hyvä huomioida, että noudatetussa työehtosopimuksessa voi olla myös joitain vaatimuksia työnantajaa kohtaan.

Tasoittumissuunnitelma laaditaan silloin, kun käytetään työaikalakiin tai työehtosopimukseen perustuvaa keskimääräistä työaikaa tai jaksotyöaikaa. Suunnitelmasta tulee selvitä tasoittumisjakson viikoittainen säännöllinen työaika. Työvuoroluettelo on suunnitelma tulevista työvuoroista ja se on annettava kirjallisesti työntekijöille viimeistään viikkoa ennen suunniteltua ajanjaksoa. Liukuvasta työstä tulee sopia kirjallisesti ja sopimuksella voidaan korvata työvuoroluettelo. Työaikakirjanpidolla on ratkaiseva merkitys erilaisissa riitatilanteissa ja sitä tuleekin säilyttää vielä työsuhteen päätyttyä seuraavat kaksi vuotta.

Työturvallisuuslaki velvoittaa jokaista työnantajaa perehdyttämään työntekijän työhön, työpaikan työolosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön sekä turvallisiin työtapoihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävien muuttuessa sekä ennen uusien työvälineiden ja työ- tai tuotantomenetelmien käyttöön ottamista. Uusien työtehtävien ja toimintatapojen oppimisen lisäksi perehdytys on iso osa työturvallisuutta ja sen tarkoituksena onkin ennaltaehkäistä erilaisia työstä aiheutuvia haittoja tai vaaratilanteita sekä ohjata toimintaa erilaisissa häiriö- ja poikkeustilanteissa. Perehdytys ei koske pelkästään uusia työntekijöitä vaan kaikkea annettua opetusta ja ohjausta tulee täydentää tarvittaessa esimerkiksi toimintatapojen muuttuessa.

Huolellisesti mietitty perehdytyssuunnitelma toimii laadukkaan perehdytyksen tukena, joka on edellytyksenä tehokkaalle ja työturvalliselle työskentelylle. Sen lisäksi, että suunnitelma toimii muistilistana perehdyttäjälle, se myös varmistaa perehdytyksen tasalaatuisuuden. Suunnitelma laaditaan yksilöllisesti yrityksen toimintatapoihin soveltuvaksi, jolloin se palvelee tarkoitustaan parhaalla mahdollisella tavalla. Hyvin onnistunut perehdytys lisää työntekijän sitoutumista, hyvinvointia, tuottavuutta sekä turvallisuutta ja hyvinvoiva henkilöstö onkin ehdoton edellytys jokaiselle menestyneelle organisaatiolle.

Työturvallisuuslaki velvoittaa jokaista työnantajaa laatimaan työsuojelun toimintaohjelman. Toimintaohjelmasta selviää työolojen kehittämistarpeet, työolosuhteiden vaikutukset työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen sekä tavoitteet ja keinot työntekijöiden terveellisyyden, turvallisuuden ja työkyvyn edistämiseksi. Toimintaohjelman sisältö määräytyy yrityksen työsuojelutarpeiden mukaan ja se voidaan laatia koko yritykselle tai yksikkö- ja toimipistekohtaisesti.

Toimintaohjelma on tärkeä, koska se auttaa työnantajaa toteuttamaan ennakoivaa työsuojelua ja kehittämään työoloja suunnitelmallisesti. Hyvässä toimintaohjelmassa huomioidaan monipuolisesti työn tekemiseen ja työolosuhteisiin vaikuttavien eri tekijöiden vaikutukset  työntekijöiden terveyteen niin fyysisesti kuin henkisestikin. Toimintaohjelma toimii siis nimensä mukaisesti työkaluna työyhteisön ja työolosuhteiden kehittämisessä.

Työnantaja on lain mukaan velvollinen huolehtimaan työntekijöiden terveydestä sekä turvallisuudesta työssä ja riskien arviointi onkin yksi osa ennakoiva työsuojelua. Tarkoituksena on tunnistaa työhön liittyvät vaarat, käsitellä aiemmin sattuneita vaaratilanteita ja havaita riskitekijät jo ennen kuin vahinkoja pääsee tapahtumaan. Vaaratilanteiden selvittämisen tulee olla suunnitelmallista ja jatkuvaa.

Hyvä riskikartoitus kuvaa tilanteet totuudenmukaisesti, järjestelmällisesti ja käytännönläheisesti. Sen tulisi elää ja kehittyä yrityksen mukana, joten riskejä arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti. Tunnistetut vaaratekijät poistetaan mahdollisuuksien mukaan ja jäljelle jäävät on pienennettävä niin, ettei työntekijöiden terveys ja turvallisuus vaarannu. Hyvä riskikartoitus tuottaa selkeitä ja konkreettisia toimenpide-ehdotuksia työturvallisuuden parantamiseksi.

Työnantajalla tulee olla työterveyshuollosta kirjallinen toimintasuunnitelma. Suunnitelma sisältää työterveyteen liittyvät tavoitteet, tarpeet, sekä näiden pohjalta laaditut toimenpiteet.

Toimintasuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja tämä voidaan laatia myös osaksi työsuojelun toimintaohjelmaa.

Työnantaja käsittelee työntekijöiden henkilötietoja työsuhteen hoitamista ja henkilöstöhallintoa varten. Työnantaja on siis rekisterinpitäjä, jolta edellytetään asianmukaista rekisteriselostetta. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla suunnitelmallista toimintaa, joka tarkoittaa sitä, että työnantajan täytyy jo tietojen keräämisen yhteydessä määritellä kerättyjen tietojen tarpeellisuus ja käyttötarkoitus. Lisäksi kun työnantajalla on vähintään 30 työntekijää, tulee yhteistoimintamenettelyssä käydä läpi tietojen keräämisen periaatteet ja käytännöt.

Henkilörekisteriseloste on kirjallinen kuvaus yrityksen tekemästä henkilötietojen käsittelystä. Rekisterissä kerrotaan mm. mitä henkilötietoja käsitellään, miten ja mihin tarkoitukseen. Hyvä rekisteriseloste rakentuu lyhyesti ja ytimekkäästi selkeän rakenteen ympärille. Siten sen lukija löytää helposti tarvitsemansa tiedot ja huomio kiinnittyy tärkeimpiin pointteihin. Rekisteriselosteen tulisi olla mahdollisimman helppolukuinen ja ymmärrettävä. Apuna voi halutessaan käyttää myös tekstin lisäksi esimerkiksi kuvia tai värejä.

Sähköpostiohjesääntö on kuvaus sähköpostin ja tietoverkon käytön pelisäännöistä. Kirjallinen asiakirja tästä on vapaaehtoinen, mutta laki velvoittaa kuitenkin käymään läpi käytännöt ja periaatteet aiheeseen liittyen työyhteisössä. Ohjeessa kuvataan mm. sähköpostijärjestelmän yleistä hallinnointia, työntekijän oikeuksia ja velvollisuuksia, menettelyt poissaolotilanteissa ja seuraamukset väärinkäytöksistä.

Sähköpostiohjesääntö kannattaa laatia muutamastakin eri syystä. Laki velvoittaa käymään nämä asiat työntekijän kanssa läpi ja ohjeen avulla voidaan osoittaa se, että näin toimitaan. Kirjallinen ohje on myös loistava apuväline uuden työntekijän perehdytyksessä. Lisäksi, jos työnantajalla tulee jostain syystä erityistilanne, jossa hänen tulisi päästä käsiksi johonkin työntekijän työsähköpostissa olevaan tietoon, sähköpostiohjesääntö on erityisen tärkeä. Sähköpostit kuuluvat luottamuksellisen viestinnän piiriin, joten työnantaja voi saada sakkotuomion, jos hän vastoin lakia avaa työntekijän sähköpostin. Tämänkaltainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi, jos työntekijän sähköpostissa on liiketoiminnan kannalta merkittävää tietoa, mutta työntekijä on syystä tai toisesta tavoittamattomissa. Sähköpostiohjesääntö on yksinkertainen keino osoittaa työnantajan täyttäneen huolehtimisvelvollisuutensa, joka on yksi edellytys viestien hakemiseen työntekijän sähköpostista laillisesti.

Jokainen työnantaja on lain mukaan velvollinen laatimaan häirinnän ja epäasiallisen kohtelun välittämissuunnitelman. Häirintä tai muu epäasiallinen kohtelu voi vaarantaa työntekijöiden terveyden ja työnantaja on velvollinen puuttumaan siihen. Toimintaohjeet ja menettelyt tulee miettiä huolella etukäteen ja suunnitelman laatimisen jälkeen perehdyttää henkilökunta toimimaan ohjeiden mukaisesti.

Suunnitelmassa työnantaja arvioi työyhteisön toimivuutta ja tämän perusteella määrittelee sopivat toimet häirinnän välttämiseksi. Suunnitelmassa siis käydään läpi pääasiassa mitä häirintä on, keinot sen ennaltaehkäisemiseksi, toimintaohjeet työnantajalle sekä työntekijälle häiriötilanteissa ja epäasiallisesta kohtelusta seuraavat sanktiot.

Päihdeohjelma on lakisääteinen asiakirja, jossa kuvataan tavoitteet ja toimenpiteet työpaikan ehkäisevää päihdetyötä ja tarvittaessa hoitoonohjausta varten. Yrityksen johto yhdessä työterveyshuollon kanssa laatii yksilölliset ohjeet ja toimintamallit tasapuoliseen ja oikeudenmukaiseen toimintaan erilaisissa päihteisiin liittyvissä asioissa. Päihdeohjelma voi olla myös osa työsuojelun toimintaohjelmaa.

Päihdeohjelma toimii ohjaavana apuvälineenä johdon tukena. Se auttaa asioiden käsittelyä, joka taas lisää luottamusta ja avoimuutta työyhteisössä. Hyvässä päihdeohjelmassa pyritään ennaltaehkäisemään ongelmatilanteita, jolloin se kuuluu osana päivittäistä esimiestoimintaa. On tärkeää, että päihdeohjelma on rakennettu selkeästi ja järjestelmällisesti, jotta koko työyhteisö pystyy noudattamaan päihdeohjelmassa kuvattuja vastuita ja toimintatapoja aktiivisesti.

Työyhteisön kehittämissuunnitelma tuli vuoden 2022 alusta voimaan uuden yhteistoimintalain myötä ja se korvaa aiemmin käytössä olleet henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat. Suunnitelman tarkoituksena on toimia apuvälineenä vuoropuhelussa henkilöstön kanssa.

Suunnitelmaan kirjataan mm. nykytila ja ennakoitavissa olevat kehityskulut, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin sekä ne päämäärät ja toimenpiteet, joilla kehitetään ja ylläpidetään henkilöstön osaamista sekä edistetään henkilöstön työhyvinvointia.

Työpaikalla tulee olla nähtävillä useita työelämää sääteleviä lakeja, jotta henkilökunta saa helposti halutessaan tiedon heitä koskevista lain säännöksistä.

 

Jos yrityksessä työskentelee yli 30 henkilöä, edellä mainittujen lisäksi lakisääteiseksi tulevat myös:

Yhdenvertaisuus tarkoittaa, että kaikki ihmiset ovat samanarvoisia riippumatta heidän iästään, etnisestä tai kansallisesta alkuperästään, kansalaisuudestaan, kielestään, uskonnostaan tai vakaumuksestaan, mielipiteestään, vammaisuudestaan, terveydentilastaan, seksuaalisesta suuntautumisestaan, sukupuolestaan, sukupuoli-identiteetistään, sukupuolen ilmaisustaan tai muusta henkilöön liittyvästä syystä.

Työnantajan tulee edistää yhdenvertaisuutta omassa toiminnassaan ja työnantaja, jonka palveluksessa työskentelee säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, on lain mukaan velvoitettu laatimaan yhdenvertaisuussuunnitelman. Suunnitelma on kuvaus siitä, miten työnantaja edistää yhdenvertaisuutta ja ehkäisee syrjintää. Hyvä yhdenvertaisuussuunnitelma on työkalu, jonka avulla voidaan tunnistaa ja puuttua epäkohtiin työyhteisön toiminnassa. Suunnitelma rakentuu nykytilan arvioinnista, sen pohjalta laaditusta suunnitelmasta sekä toimenpiteiden toteuttamisen seurannasta. Suunnitelman toimenpiteiden vaikutuksia tulisi seurata säännöllisesti. Hyvää suunnitelmaa myös päivitetään tasaisin väliajoin.

Tasa-arvosuunnitelma on työväline tasa-arvon edistämiseksi sukupuolten välillä ja se on lakisääteinen kaikille sellaisille työnantajille, joiden palveluksessa työskentelee säännöllisesti vähintään 30 henkilöä. Suunnitelmasta tulee löytyä selvitys työpaikan tasa-arvotilanteesta, palkkakartoitus, konkreettiset toimenpiteet tasa-arvon edistämiseksi sekä arvio aikaisempien toimenpiteiden toteutumisesta. Suunnitelmaa tulee päivittää vähintään joka toinen vuosi.

Työnantaja päättää mitä suunnitelmaan sisällytetään ja millä tavoin siitä tiedotetaan henkilöstöä. Minimissään työntekijöiden edustajien tulee tietää suunnitelman sisältö. Suunnitelman laatimiseen ja siihen liittyviin toimenpiteisiin kannattaa paneutua huolellisesti, sillä tasa-arvoinen ja oikeudenmukainen työyhteisö vaikuttaa suoraan myös työntekijöiden hyvinvointiin.

Laaditaan yhdessä asiakirjat kuntoon ja tehdään niistä yrityksesi näköisiä!

Jutellaan!