Pullonkaulat hallintaan

17 maaliskuun, 2023

Tehostamisen ensiaskeleet

Lähes jokaisessa yrityksessä pohditaan toiminnan tehostamista, sillä tehokkuus on osa yrityksen kilpailukykyä. Yrityksiä on hyvin erilaisia, jolloin tehokkuutta etsitään erilaisia asioista. Yhteistä kaikille organisaatioille on kuitenkin se, että johonkin sitä aikaa vaan tapaa kulua.

Järjestä ja merkitse

Hyvä tapa aloittaa tehokkuuden etsintä, on tunnistaa aikasyöpöt ja pullonkaulat omasta yrityksestä. Usein pullonkaulat syntyvät epäjärjestyksestä eli työkaluja, kappaleita ja esimerkiksi tietoa etsitään.

Ensimmäiseksi kannattaa siivota, oli se sitten tehdashalli, toimisto tai tietojärjestelmä ja sopia asioille ja esineille oikeat paikat. Näiden paikat kannattaa merkitä selkeästi, jotta ne löytyvät.

"Esimerkiksi tilitoimistossa voidaan hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmää, joka juoksuttaa työtehtäviä oikeassa järjestyksessä eteenpäin."

Tehtaassa työkalut merkitään näkyvästi ja puolivalmisteet sijoitetaan paikalle, josta ne löytyvät helposti ilman trukkikuskien jokamiesajoja. Samaa tapaa voi soveltaa myös toimistossa ja tietojärjestelmissä.

Toiminnanohjausjärjestelmät helpottavat tätä järjestämistä ja vievät asiaa jo askeleen eteenpäin. Esimerkiksi tilitoimistossa voidaan hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmää, joka juoksuttaa työtehtäviä oikeassa järjestyksessä eteenpäin. Palvelun suorittamiseen tarvittava tieto on helposti löydettävissä ja näin aikaa ei kulu Excelien pyörittämiseen ja erilaisiin toimintatapoihin.

Vakion tekeminen

Asioita kannattaa vakioida, jolloin syntyy yhtenäisiä toimintatapoja, joka takaa palvelun ja tuotteiden tasalaatuisuuden.

Vakioiminen tarkoittaa, että sovitaan yhtenäisistä toimintatavoista, ne kuvataan ja niihin sitoudutaan. Tämän ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa huonoa asiakaspalvelua eli asiakkaita ei pakoteta yhteen muotiin. Tällöin vakioinnin täytyy kohdistua toimintaprosesseihin ja toimintatapoihin.

Pahimmillaan, esimerkiksi tilitoimistossa, asiakkaat pakotetaan yhden toimintatavan uhreiksi, vaikka yritykset ja yrittäjät eroavat paljon toisistaan. Asiakkaan ja laadun tulee aina olla palvelun keskiössä.

"Myynti ei saa palautetta tuotannosta tai tietoa jopa pantataan työkaverilta tai toiselta osastolta."

Vältä osaoptimointia

Usein iskee osaoptimoinnin ongelma eli erilaisia prosesseja tehostetaan, mutta erillään toisistaan. Erilaiset rajapinnat luovat barrikadeja, joita on vaikea ylittää. Mutta niiden sisällä hommat toimivat tehokkaasti.

Tieto ei kulje omalta toimistolta esimerkiksi laskutukseen tai tuotannonohjauksesta palkkahallintoon. Myynti ei saa palautetta tuotannosta tai tietoa jopa pantataan työkaverilta tai toiselta osastolta. Yritystä täytyy kehittää kokonaisuutena.

Taloushallinnon järkeistäminen

Myös taloushallinnon järkeistäminen on tapa tehostaa yrityksen toimintaa. Tällöin asiakas voi olla ulkoinen tai sisäinen.

Ulkoinen asiakas on yrityksen asiakas, joka saa maksettavakseen laskun, jossa on oikeat laskutustiedot ja laskua ei tarvitse odotella viikko tolkulla.

Sisäinen asiakas on esimerkiksi palkanlaskija, joka saa työajanseurannasta ajoissa tarkat tiedot palkanlaskentaa varten.

Tavallisesti prosesseissa on useita sisäisiä asiakkaita ja loppuasiakas on ulkoinen. Palkanlaskennassa loppuasiakas on työntekijä ja laskutuksessa yrityksen asiakas. Taloushallinnon järkeistäminen tarkoittaa talous- ja palkkahallinnon prosessien kuvaamista ja pullokaulojen kartoittamista. Toimintaa sujuvoitetaan, vakioidaan ja hyödynnetään tehokkaasti sähköisiä järjestelmiä. Kyseessä on siis toimintaprosessien ja tietojärjestelmien kehitysprojekti, jonka avulla talous- ja palkkahallintoon liittyvät asiat sujuvat nopeammin, tehokkaammin ja virheettömämmin.