Rahankierron nopeuttamisessa taloushallinto avuksi |
Suomen Lakitilitoimisto

Taloushallinnon prosessit ovat yrityksen talouden lukujen liikkumista taloushallinnon eri ohjelmien välillä. 

– Taloushallinnon prosesseilla tarkoitetaan esimerkiksi sitä, kun yritykseen tulee ostolasku. Mitä sille sitten tapahtuu ja miten se käsitellään. Laskuja tulee usein perinteisellä postilla tai sähköpostilla, jolloin ne tulevat moneen paikkaan ja mahdollisesti eri henkilöille. Kuvailee Lakitilitoimiston toimitusjohtaja Jari Tuominen. 

Sähköisessä ostoreskontrassa eli ostolaskujen käsittelypalvelussa laskut tulevat yhteen paikkaan. Käsittely on helpompaa, kun eri osastojen ihmiset tarkastavat laskut ja ne menevät heti maksuun ja oikein. 

Sähköiset ohjelmat helpottavat ostolaskujen kiertoa ja käsittelyä, laskut tulee ajallaan maksettua, jolloin säästytään myös mahdollisilta viivästysmaksuilta. Tuominen vinkkaa.

"Taloushallinnon prosesseilla tarkoitetaan esimerkiksi sitä, kun yritykseen tulee ostolasku. Mitä sille sitten tapahtuu ja miten se käsitellään."
Lakitilitoimisto, Jari Tuominen ja Riitta Välimäki

Myyntilaskujen järjestelmästä on helppoa tehdä laskut mm. asiakas- ja tuoterekisterien ansiosta. Jos yrityksellä on käytössä esimerkiksi jokin työajanseurantajärjestelmä, lasku muodostuu suoraan tehtyjen työtuntien mukaan.  Tuotannonohjausjärjestelmästä saadaan myös laskutustietoja suoraan kirjanpito-ohjelmaan, josta laskut lähtevät monella tavalla: sähköisesti, sähköpostitse tai tulostuspalveluun.  

– Viitenumerolla maksettuna, laskun tiedot päivittyvät automaattisesti. Järjestelmä pitää myynnin ajantasaisena, jolloin sieltä on helppo laittaa muistutuslaskut eteenpäin tai perintään tarvittaessa. Kuvailee Tuominen.

Lakitilitoimisto taloushallinnon prosessit

Osto- ja myyntilaskujen sähköistämisen risut ja ruusut

Kun osto- ja myyntipuoli on sähköisenä, myyntisaamiset ja ostovelat ovat seurattavissa reaaliajassa ja voit seurata talouttasi mistä vain ja milloin vain. Sähköinen taloushallinto helpottaa hallintoa, kun kaikki on samassa paikassa ja järjestyksessä. 

– Taloudellista säästöä tulee, kun laskut menevät sujuvammin ja raha kiertää nopeammin.  

Tilitoimistossa toiminta tehostuu, saadaan automaattisia kirjauksia ja ne kehittyvät koko ajan, kun asiakkaan taloushallintoa opitaan. Myös inhimillisten virheiden määrä vähentyy. Jos huonoja puolia pitää etsiä, niin järjestelmät myös aina maksavat, joten asiakkaan lasku ei aina välttämättä pienene. 

– Hyödyt tulevat selkeydessä, oman ajan hallinnassa, hallintotyön vähenemisenä, virheettömyytenä, rahan kierron nopeudessa ja erityisesti pystytään tuottamaan ajantasaista taloudellista tietoa päätöksenteon tueksi. Kertoo Tuominen.

Taloushallinnon sähköisiä palveluita erilaisiin tarpeisiin

Meillä on käytössä useita kirjanpidon järjestelmiä, mm. Visma Fivaldi. Netvisor, Procountor ja Suonentieto. Palkanlaskenta – ja työajanhallintajärjestelmistä käytössämme ovat Mepcon lisäksi LikeIt. 

– Voimme tarjota laajan skaalan erilaisia järjestelmiä, jolloin tarjoamme asiakkaalle aidosti parhaan ratkaisun heidän tarpeisiinsa. 

Isojen palkkojen maksaminen on helpompaa, kun tiedot tulevat työajanseurannasta suoraan, myös lomia ja lomakertymiä pystytään seuraamaan luotettavasti. Laskut voidaan ohjata tuntiperusteisesti mm. tuntityönä tehdyt työt ja lasku lähtee automaattisesti asiakkaalle. 

– Käsityön ja virheen mahdollisuus on järjestelmissä aika minimaalinen. Sillä TESn mukaisia ohjauksia voidaan kirjoittaa järjestelmien taakse, jolloin ne tulevat automaattisesti oikein. Sähköisyys siis nopeuttaa ja varmentaa palkanlaskentaa. Kertoo Tuominen.

Lakitilitoimisto, Aila Pekkarinen ja Mira Koskinen
"CSV tiedosto yleensä aina liikkuu, jolloin saamme datan liikkumaan järjestelmien välillä. Järjestelmäpäällikkömme Ailan tehtävänä on löytää asiakkaan tarpeita vastaavat ohjelmat ja saada ne juttelemaan keskenään."

Prosessien kehittämisen esteenä usein ihminen

Aloitus vaatii käyttäjältä päätöksen aloittaa käyttöönottoprosessi. Joka taas edellyttää tahtoa panostaa projektin loppuun viemiseen. Näin prosessi saadaan alkuun ja eteenpäin. Usein isoin este taloushallinnon sähköistämiselle onkin ihminen itse. 

Ohjelmia on myös valtava määrä, joten ohjelmien yhdistäminen voi vaatia mielikuvitusta.  

– CSV tiedosto yleensä aina liikkuu, jolloin saamme datan liikkumaan järjestelmien välillä. Järjestelmäpäällikkömme Ailan tehtävänä on löytää asiakkaan tarpeita vastaavat ohjelmat ja saada ne juttelemaan keskenään. Tuominen toteaa. 

Järjestelmätoimittajien hintojen vertailu voi myös olla haastavaa erilaisten hinnoittelutapojen vuoksi. Lakitilitoimiston asiantuntijat auttavat tässäkin asiassa ja voivat antaa suosituksensa. Kerromme mielellämme lisää. 

Yhteistyö ja asiakkaan kouluttaminen sekä perehdyttäminen ovat avainasiassa aloittamisessa

Aloituspalaverissa teemme asiakkaan kanssa toimintasuunnitelman, josta ilmenevät kunkin vastuut prosessin aikana. Voimme käydä myös muita tarpeita läpi samalla, jolloin saamme yhdessä projektissa monta asiaa eteenpäin. Prosessi on yhteinen, joten teemme tiiviisti yhteistyötä asiakkaan kanssa, kunnes järjestelmät ja ohjelmat ovat toimintakunnossa. Kuljemme asiakkaan mukana koko prosessin ajan. Suurin osa työstä tapahtuu kuitenkin tilitoimiston puolella. Tavoite on saada asiakkaan työmäärä pienemmäksi ja sujuvammaksi. Lue asiakastarinamme Kopar Groupin (linkki) taloushallinnon kehittämisprojektista. 

Kehitysprojektin käynnistyessä teemme suunnitelman mukaiset toimenpiteet, kuten 

  • tilaamme sähköiset työkalut asiakkaalle
  • avaamme verkkolaskuosoitteen, tai tilanteen mukaan vaihdamme operaattoria ja ilmoitamme ostolaskutiedot toimittajille 
  • koulutamme asiakkaan käyttämään ohjelmaa 
  • sovitaan toimintatavat laskujen hyväksymisistä 
  • myyntilaskuissa voidaan ajaa tuote- ja asiakasrekisterit (luodaan tarvittaessa) 
  • ilmoitamme laskujen toimittajille uudet tiedot, jolloin sähköisiä laskuja lähtee tulemaan 

Käytännössä olemme todenneet, että kukin prosessi on omanlaisensa (vesilaitoksen asiakastarina) ja olemme löytäneet monia vaihtoa helpottavia tekijöitä. Esim. Fivaldissa voidaan tehdä perinteistä- ja sähköistä kirjanpitoa yhtä aikaa. Osa laskuista voi kulkea tavallisesti ja osa jo sähköisesti. Pikkuhiljaa ne kaikki siirtyvät sähköiseksi. 

– Kukaan ei ole enää halunnut palata perinteiseen, kun on oppinut käyttämään sähköisiä palveluita. Toteaa Tuominen.

Lakitilitoimisto vinkit onnistuneeseen taloushallinnon kehittämistyöhön

Otetaan kehitysprojektista kaikki irti

Samassa projektissa voimme tuoda asiakkaan hyödyksi mm. kustannuspaikkaseurantaa jonkin tietyn asian kannattavuuden seuraamiseksi tai vaikka kehittää raportointia. Raportointien seurannasta voidaan sopia esim. hallituksen kokousten aikataulujen mukaisiksi. Tilikartan muutoksia on myös kätevä tehdä projektin yhteydessä. 

– Kassajärjestelmä, työajanjärjestelmät ja myynnin sekä varastonhallinta saadaan toimimaan rajapinnan kautta kirjanpidon kanssa. Voimme koota myös erilaisia toimialakohtaisia ratkaisuja. Kannattaa olla meihin rohkeasti yhteydessä. Kehottaa Jari Tuominen. 

Sari Peltomaa kuva, Lakitilitoimisto
Sari Peltomaa

040 127 9892
sari.peltomaa@lakitilitoimisto.fi

Facebook
Twitter
LinkedIn

Tässä kirjoituksessa keskitytään yritysten tietoturvallisuuden perusasioihin, ennaltaehkäisyyn ja turvallisiin toimintatapoihin, miten jokaisessa yrityksessä voi parantaa oma